Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), dans sa version modifiée et mise à jour dans le site Web du gouvernement du Canada, la Société canadienne d’évaluation (SCÉ) s’engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs. La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par la SCÉ, y compris les renseignements personnels des membres et ceux de quiconque visite le site Web de la SCÉ. Aux fins de la présente politique, « renseignements personnels » s’entend des renseignements relatifs à une personne, sauf son nom, son titre, son adresse d’affaires et son numéro de téléphone d’affaires.

Le titre de responsable de la protection de la vie privée à la SCÉ est une attribution de la présidence du Comité de la gouvernance et des processus.

Les questions ou préoccupations concernant la présente politique peuvent être adressées par écrit à :

Responsable de la protection de la vie privée
a/s du Secrétariat de la Société canadienne d’évaluation
247, rue Barr, bureau 3, Renfrew (Ontario) K7V 1J6
governance_process@evaluationcanada.ca
Tél. : 1‐855‐251‐5721 
Télécopieur : 1‐613‐432‐6840

Politique

La SCÉ recueille des renseignements personnels principalement aux fins des inscriptions et des paiements. La SCÉ s’efforce de ne recueillir que la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires aux besoins de l’administration de ses activités. Dans le cadre des processus d’adhésion et de renouvellement, la SCÉ demande aux membres de fournir, sur une base volontaire, des renseignements susceptibles de contribuer à assurer l’exactitude des données relatives à son effectif. Cette pratique permet à la SCÉ d’optimiser la qualité de ses services en tenant compte de la diversité de son effectif. Il arrive que la SCÉ contacte ses membres directement afin de recueillir des renseignements supplémentaires dans le cadre de sa planification organisationnelle.

La base de données des membres de la SCÉ comprend des renseignements compilés à partir des formulaires d’adhésion et de renouvellement. Cette base de données et ses produits dérivés sont la propriété exclusive de la SCÉ et de ses sections régionales. Tout membre de la SCÉ qui omet sciemment de respecter les politiques de confidentialité de la SCÉ lors de son utilisation de la base de données des membres s’expose à une révocation sine die de son adhésion par le conseil d’administration de la SCÉ. Tout membre de la SCÉ ou du public qui omet sciemment de respecter les politiques d’utilisation des renseignements sur les membres s’expose à des poursuites pénales ou civiles. 

Dans le cours régulier de l’établissement et du maintien des connexions Internet, le site Web de la SCÉ enregistre automatiquement des données relatives à ses visiteurs. Les fichiers de consignation du serveur enregistrent des données statistiques sur chaque visiteur, notamment son adresse IP, l’heure et la durée de sa visite ainsi que la liste des pages consultées. Ces données sont recueillies aux fins de l’amélioration continue du contenu du site Web. Les rapports statistiques qui en découlent présentent uniquement des données consolidées. Aucun lien entre les informations du fichier de consignation du serveur et d’autres données ne permet d’identifier un visiteur. Nous n’utilisons des fichiers témoins (cookies) que pour assurer la prestation des services réservés aux membres.

Procédure

1. Consentement : Avant de communiquer des renseignements, la SCÉ obtient le consentement des intéressés. Le refus de communiquer des renseignements personnels n’a aucune incidence sur la participation à une activité de la SCÉ ni sur le statut de membre. Si la SCÉ souhaite utiliser des renseignements personnels à une autre fin que celles qui sont indiquées lors de l’adhésion ou au début d’une activité, elle sollicite le consentement exprès et écrit des intéressés. Aucune information permettant d’identifier personnellement un participant n’est fournie à un tiers sans l’autorisation explicite du participant. Dans l’éventualité improbable où une information permettant d’identifier personnellement un participant serait communiquée à un tiers, une permission explicite sera sollicitée du participant en question. La seule exception à cette règle est le cas où la SCÉ est appelée à divulguer des informations pour un motif d’ordre légal, par exemple dans le contexte d’une citation à comparaître ou d’une autre ordonnance du gouvernement ou du tribunal.
   
   Le processus d’adhésion donne à la personne le choix d’accepter ou de refuser la communication de ses renseignements personnels à des tiers. Un « tiers » s’entend d’un individu ou d’une organisation qui n’a pas de liens avec la SCÉ. Quiconque choisit de ne rien inscrire dans cette section du formulaire d’adhésion est réputé ne pas avoir consenti à la communication de ses renseignements personnels à des tiers dans un but précis. Toutefois, le Secrétariat de la SCÉ ou un représentant désigné par la SCÉ peut communiquer avec un membre afin de confirmer l’exactitude et l’intégralité des renseignements fournis lors de l’adhésion.
   
   Un membre ou toute autre personne peut, en tout temps, choisir de ne plus recevoir de
   communications de la SCÉ ou modifier son consentement relatif à la communication de
   renseignements à des tiers.
2. Sauvegarde et conservation : Toutes les données rattachables à l’identité d’un membre ou d’un visiteur du site Web sont sauvegardées de manière sécuritaire et servent exclusivement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies à la SCÉ. Les renseignements personnels sont conservés pour le seul objectif pour lequel ils ont été recueillis, sauf disposition de la loi à l’effet contraire. Quand les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour répondre aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou aux exigences de la loi, ils sont détruits, effacés ou réduits à l’anonymat au moyen de méthodes sécuritaires de destruction des données. 
   
   La SCÉ garantit et protège les renseignements personnels en sa possession ou son contrôle contre la perte, le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation et la modification non autorisés. Des garanties physiques telles que des limitations d’accès au bureau, des systèmes d’alarme et des portes verrouillées sont en place. Tous les documents électroniques sont protégés par des mots de passe et des pare-feux. 
   
   Toutes les données liées aux transactions avec carte de crédit sont recueillies et conservées de manière sécuritaire. La SCÉ n’utilise les données que pour les besoins précisés et ne conserve pas de données sur la carte de crédit d’un membre.
3. Divulgation : La SCÉ peut communiquer des renseignements consolidés concernant ses membres et clients – et non des données personnelles – à des commanditaires actuels ou potentiels et à d’autres parties, afin de les aider à mieux comprendre l’effectif de la SCÉ et ses champs d’intérêt.
   Dans l’éventualité improbable où une information permettant d’identifier une personne serait communiquée à un tiers, une permission explicite sera sollicitée de la personne en question. La seule exception à cette règle est le cas où la SCÉ est appelée à divulguer des informations pour un motif d’ordre légal, par exemple dans le contexte d’une citation à comparaître ou d’une autre ordonnance du gouvernement ou du tribunal.

Demande de renseignements

1. Les demandes internes visant l’utilisation entière ou partielle de la base de données de l’effectif de la SCÉ par son conseil d’administration et ses sections régionales – ou par un responsable désigné, telle la rédaction en chef de la Revue canadienne d’évaluation de programme – sont formulées conformément aux principes de bases de la présente politique. L’utilisation des renseignements personnels des membres inscrits dans la base de données (par exemple l’adresse électronique, l’adresse postale privée, le numéro de téléphone personnel et le numéro de cellulaire) est acceptable pour communiquer avec les membres au sujet d’une activité – organisée ou commanditée par la SCÉ – qui pourrait être perçue comme une occasion ou un avantage ayant un lien pertinent avec la mission de l’organisation. Peut constituer une telle activité une assemblée générale annuelle, la Revue canadienne d’évaluation de programme, une infolettre, un atelier de perfectionnement, un congrès annuel, un avis de renouvellement ou tout complément d’information donné aux fins de la planification organisationnelle. Aucuns frais ne sont exigés pour un transfert provenant de la base de données des membres de la SCÉ en vue d’une utilisation à l’interne par un responsable désigné. Comme mentionné précédemment, tout membre peut choisir de ne pas recevoir de communications de la SCÉ ou modifier ses renseignements personnels qui figurent dans la base de données des membres, en communiquant par la poste ou par courriel avec le Secrétariat de la SCÉ. 
2. Toute demande d’un tiers relative à une utilisation à l’externe, en tout ou en partie, de la base de données des membres doit aussi être conforme à la présente politique. La demande émanant d’un tiers se fait par la poste ou par courriel au Secrétariat de la SCÉ; elle comprend une description détaillée de l’intention du tiers et de l’utilisation prévue des renseignements provenant de la base de données des membres. La mise à disposition de renseignements personnels à un tiers doit respecter les conditions du consentement dans un but précis (recherche et sondages ou fins commerciales) indiquées par chaque membre dans son formulaire d’adhésion.
3. Il incombe au Secrétariat de la SCÉ d’informer la présidence du Comité des communications et du marketing ou son remplaçant désigné de toute demande reçue par le conseil d’administration de la SCÉ. Toute demande qui, de l’avis du Secrétariat de la SCÉ ou de la présidence du Comité des communications et du marketing, ne respecte pas de prime abord les lignes directrices et les directives relatives au consentement est acheminée au responsable de la protection de la vie privée.
4. Un processus de demande normalisé est utilisé pour chaque demande externe, laquelle doit se faire par la poste ou par courrier électronique et comprendre une description détaillée de l’intention du tiers et de l’utilisation prévue des renseignements provenant de la base de données. Une demande de renseignements personnels en vue d’une utilisation à l’étranger fait l’objet d’un avis au Comité de direction de la SCÉ, lequel évalue le bien-fondé de la demande et détermine s’il y a lieu d’obtenir le consentement explicite de membres de la SCÉ. Il incombe au Secrétariat de la SCÉ d’assurer le respect par le demandeur de l’exigence d’utiliser les renseignements sur les membres une seule fois et uniquement aux fins prévues. Des frais sont imposés aux utilisateurs externes pour l’utilisation des renseignements sur les membres, sur une base tarifaire que le Secrétariat de la SCÉ estime appropriée. Au besoin, ces tarifs font l’objet d’une révision et d’une approbation par le conseil d’administration de la SCÉ.
   
   Les tarifs établis en août 2014 sont les suivants :
   a) Pour des fins non commerciales : si la demande appuie les objectifs de la SCÉ : 400 $ (200 $ pour les étudiants); si la demande n’appuie pas les objectifs de la SCÉ : 600 $.
   b) Pour des fins commerciales : 2 $ par nom fourni.
5. Site Web : La SCÉ met en place des mesures raisonnables pour assurer l’exactitude et l’actualité des données présentées dans son site Web.
6. Droit à l’information : Un particulier peut recevoir de l’information concernant l’existence, l’utilisation ou la divulgation de tout renseignement personnel à son sujet que possède ou contrôle actuellement la SCÉ, en présentant au responsable de la protection de la vie privée une demande écrite accompagnée d’une preuve d’identité. Si une demande d’accès aux renseignements personnels est refusée, le demandeur reçoit une explication écrite des motifs du refus (par exemple, l’information a été recueillie pour les besoins d’une enquête judiciaire). Le demandeur peut en appeler de la décision de la SCÉ. Quiconque est insatisfait de la réponse de la SCÉ à ses commentaires ou préoccupations peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
7. Avis : Dans le cas où des renseignements personnels sauvegardés par la SCÉ risqueraient d’avoir été perdus ou volés, la SCÉ en informera les personnes touchées.
8. Préoccupations : La SCÉ présente de manière transparente les procédures en place pour garantir et gérer les renseignements personnels. Toute question ou préoccupation relative à la présente politique ou à la protection des renseignements personnels peut être acheminée au responsable de la protection de la vie privée. La SCÉ traite tous les commentaires et préoccupations et tente d’y répondre rapidement afin d’informer leur auteur des étapes qui seront mises en place, le cas échéant, pour répondre à ses commentaires ou préoccupations. Quiconque est insatisfait de la réponse de la SCÉ à ses commentaires ou préoccupations peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.