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Politique de confidentialité de la SCÉ

Conformément à la Loi C-6, Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Société canadienne d'évaluation s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs. Cette politique s'applique aux renseignements personnels recueillis et divulgués par la Société canadienne d'évaluation (SCÉ) et inclut les renseignements personnels des membres et non-membres, incluant les personnes qui visitent le site Web de la SCÉ. Pour les besoins de cette politique, « renseignements personnels » veut dire des informations au sujet d'un individu. Ceci ne comprend pas les données consolidées qui ne peuvent être associées à un individu en particulier ni le nom, titre, adresse et numéro de téléphone d'affaires d'un individu.

Limitation de la collecte

La SCÉ met tout en œuvre pour limiter la quantité et le type de renseignements personnels recueillis au minimum nécessaire pour les besoins administratifs des affaires de la SCÉ. La collecte de renseignements personnels se fait donc majoritairement pour les inscriptions et paiements. L'on demande aux membres de fournir leurs renseignements personnels volontairement pour les besoins des processus d'inscription et de renouvellement afin d'appuyer les efforts de vérification des données liées à l'adhésion. Cette pratique permet à l'organisation de fournir de meilleurs services, car elle en retire des informations au sujet de la diversité des membres.

Toutes les informations liées aux transactions avec cartes de crédit sont recueillies et conservées de manière sécuritaire. La SCÉ ne se sert de cette information que pour les besoins précisés et ne maintient aucune information liée à la carte de crédit des membres.

Divulgation de renseignements

La SCÉ obtient votre consentement pour partager vos renseignements. La SCÉ pourrait contacter ses membres directement afin de recueillir des informations supplémentaires pour répondre à ses besoins de planification organisationnelle. Un individu peut refuser de partager ses données personnelles sans pour autant affecter sa participation à un événement ou son statut de membre de la SCÉ. Si la SCÉ souhaite utiliser des renseignements personnels à d'autres fins que celles stipulées dès le départ de l'adhésion ou de l'événement, le consentement exprès et écrit du participant sera sollicité. Aucune information pouvant identifier personnellement un participant individuel ne sera fournie à un tiers sans la permission explicite du participant. Quoique rare, dans l'éventualité qu'une information pouvant identifier personnellement un individu soit partagée à un tiers, la permission explicite sera sollicitée des individus en question. La seule exception à cette règle serait si la SCÉ est appelée à divulguer des informations pour raisons légales comme requises par assignation à comparaître ou autres ordres gouvernementaux ou judiciaires.

Consentement au partage de renseignements personnels à des tiers

Le processus d'inscription permet à l'individu de faire connaître ses choix quant au partage de ses renseignements personnels à un tiers. Un tiers est un individu ou une organisation qui n'est pas liée à la Société canadienne d'évaluation. Si un individu choisit de ne pas répondre à cette section du formulaire d'inscription, l'on tiendra pour acquis que cette personne ne consent pas au partage de ses renseignements personnels avec des tiers pour les besoins précisés. Par contre, le secrétariat ou un représentant désigné par la SCÉ pourrait contacter l'individu afin de confirmer l'exactitude et l'intégralité des informations fournies pour l'adhésion.

Divulgation et rétention :

La SCÉ pourrait partager des renseignements consolidés concernant ses membres et clients – et non des données personnelles – avec des commanditaires, des commanditaires potentiels et d'autres parties afin de les aider à mieux comprendre les membres de la SCÉ et leurs intérêts.

Les membres et non-membres peuvent en tout temps choisir de ne pas être contactés par la SCÉ ou d'aviser la SCÉ d'un changement au niveau de leur consentement pour le partage d'informations à des tiers.

Les renseignements personnels sont conservés pour le seul objectif pour lequel ils ont été recueillis sauf là où la loi le prescrit. Les renseignements personnels qui ne s'avèrent plus nécessaires pour répondre aux besoins identifiés ou pour des exigences judiciaires sont détruits, effacés ou réduits à l'anonymat par le biais de méthodes sécuritaires de destruction des données. Toute information qui saurait identifier les membres ou les visiteurs du site Web est conservée de manière sécuritaire et utilisée exclusivement pour les besoins pour lesquels elle a été fournie.

Accès :

Les individus peuvent recevoir des informations concernant l'existence, l'utilisation ou la divulgation de toute information personnelle à leur sujet que possède actuellement la SCÉ, en fournissant une preuve d'identité et une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée. Si une demande d'accès aux renseignements personnels est refusée, une explication écrite sera fournie et présentera les raisons qui motivent le refus (par exemple, l'information a été recueillie pour les besoins d'une enquête judiciaire). L'individu peut en appeler de la décision de la SCÉ.

Demande de renseignements

Usage interne :

Les demandes internes pour l'utilisation entière ou partielle de la base de données des adhérents de la SCÉ par le Conseil national et les sections de la SCÉ (ou ses représentants appropriés comme le rédacteur en chef de la RCÉP) doivent être formulées conformément aux principes de bases de la politique de confidentialité. L'utilisation des renseignements personnels des membres inscrits dans la base de données (par exemple l'adresse électronique, l'adresse postale privée et le numéro de téléphone personnel ou le numéro de cellulaire) est acceptable pour communiquer avec les membres au sujet d'activités de la SCÉ ou d'événements commandités par la SCÉ qui pourraient être perçus comme des occasions pertinentes ou liées au mandat de base et à la mission de l'organisation. Ces événements pourraient inclure les assemblées générales annuelles, la Revue canadienne d'évaluation de programme, les bulletins de nouvelles, les ateliers de perfectionnement, les congrès annuels, les avis de renouvellement et les informations supplémentaires pour les besoins de planification organisationnelle. Aucun frais ne sera exigé pour le transfert d'information provenant de la base de données des membres de la SCÉ pour un usage interne par des représentants appropriés.

Comme indiqué précédemment, les membres peuvent choisir de ne pas être contactés par la SCÉ ou d'aviser la SCÉ d'un changement à la base de données des membres en contactant par la poste ou par courrier électronique le secrétariat de la SCÉ.

Usage externe :

Les demandes pour une utilisation externe de la base de données des membres dans son ensemble ou en partie par des tiers doivent aussi être présentées conformément à la politique de confidentialité. Les demandes par des tiers doivent être effectuées par la poste ou par courrier électronique auprès du secrétariat de la SCÉ au bureau national et inclure une description détaillée de l'utilisation et des intentions liées à l'information demandée provenant de la base de données des membres. La provision de renseignements personnels à un tiers doit respecter le consentement comme prescrit par chaque membre et aux fins désignées sur le formulaire d'adhésion (c.-à-d. la recherche et les sondages, les fins commerciales).

Suivi :

Le secrétariat de la SCÉ avisera le président du comité des communications et du marketing de la SCÉ ou son représentant de toutes les demandes reçues par le Conseil national de la SCÉ. Les demandes qui, selon le secrétariat ou le comité des communications et du marketing, ne respectent pas les lignes directrices et les directives de consentement seront acheminées au responsable de la protection de la vie privée.

Le président du comité des communications et du marketing, le responsable de la protection de la vie privée ou son représentant demandera au secrétariat de veiller à l'utilisation d'un processus de demande standardisé pour chaque demande externe. Le Comité exécutif recevra un avis pour les demandes qui cherchent à obtenir des renseignements personnels pour utilisation à l'étranger; ce comité considèrera les mérites de la demande et le besoin d'assurer le consentement exprès des membres de la SCÉ. Le secrétariat de la SCÉ assurera le respect des politiques par les demandeurs pour les demandes ponctuelles et pour l'utilisation précise de l'information selon les intentions prévues. Des frais seront exigés aux utilisateurs externes pour l'utilisation des renseignements des membres en fonction des tarifs appropriés déterminés par le secrétariat de la SCÉ. Ces tarifs feront l'objet d'une révision et de l'approbation du Conseil national de la SCÉ selon les besoins.

Sanctions :

les membres de la SCÉ qui ne respectent intentionnellement pas les politiques de confidentialité de la SCÉ lors de l'usage de la base de données des membres pourraient voir leur adhésion révoquée indéfiniment par le Conseil d'administration de la SCÉ. Les membres et non-membres de la SCÉ qui ne respectent intentionnellement pas les politiques d'utilisation des renseignements des membres sont passibles de poursuites pénales ou civiles.

Site Web de la SCÉ

Dans le cours régulier de l'établissement et du maintien des connexions Web, les serveurs du site Web de la SCÉ enregistrent automatiquement les informations concernant les visites sur le site. Les fichiers de consignation du serveur enregistrent les données statistiques comme les adresses IP des visiteurs, l'heure et la durée de la visite ainsi que les pages visitées.

Nous recueillons cette information afin de pouvoir continuellement améliorer le contenu de notre site Web. Cette information n'est recueillie que de manière consolidée. Nous n'établissons aucun lien entre les informations du fichier de consignation du serveur et d'autres données de manière à identifier un visiteur unique.

Nous n'utilisons les fichiers témoins que pour assurer la prestation des services réservés aux membres.

Dégagement de responsabilités : site Web de la SCÉ

La SCÉ a mis en place des mesures raisonnables pour assurer la représentation exacte et actuelle des données sur le site Web. Par contre, la SCÉ n'offre aucune garantie expresse ou implicite concernant l'exactitude des informations ou des données et décline expressément toute responsabilité et obligation légale envers les personnes ou entités qui se servent ou ont accès au site et à son contenu.

La SCÉ pourrait proposer des liens vers des pages Web qui ne font pas partie de la famille Web de la SCÉ, du domaine de evaluationcanada.ca ou géré par la SCÉ. D'autres organisations, entreprises ou individus assurent la gestion de ces sites qui ne sont pas contrôlés par la SCÉ qui n'est pas responsable des informations ou de liens qui s'y retrouvent. La SCÉ propose ces liens à titre de renseignement pour ses lecteurs et la présence de ces liens ne devrait pas être interprétée comme une promotion de ces sites. La SCÉ n'est pas responsable des pratiques de collecte de données personnelles de ces sites qui ne sont pas liées à la SCÉ. Lorsqu'un individu est redirigé vers un autre site, il devient sujet à la politique de confidentialité publiée sur ce dernier.

Garanties

La SCÉ garantit et protège les renseignements professionnels en sa possession ou son contrôle contre la perte, le vol et l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification. Des garanties physiques en place comme les accès limités au bureau, les systèmes d'alarme et les portes verrouillées sont en place. Mots de passe et pare-feux protègent les documents électroniques.

Transparence

La SCÉ présente de manière transparente les procédures en place pour garantir et gérer l'information. L'accès à l'information sur ces procédures est disponible dans cette politique de confidentialité ou en contactant le responsable de la protection de la vie privée.

Imputabilité

Le responsable de la protection de la vie privée est le président du comité de gouvernance et processus de la SCÉ.

Si vous avez des questions ou soucis concernant cet énoncé de confidentialité ou concernant les moyens mis en place par la SCÉ afin de protéger vos renseignements personnels, veuillez contacter le président du comité de gouvernance et processus par l'entremise du secrétariat ou en cliquant sur le lien publié sur le site Web de la SCÉ.

Recours

Pour nous faire part de vos commentaires concernant cet énoncé de confidentialité ou sa mise en oeuvre, veuillez écrire à :

Responsable de la protection de la vie privée
a/s du Secrétariat de la Société canadienne d'évaluation
3-247, rue Barr
Renfrew (Ontario) K7V 1J6
gouvernance_processsus@evaluationcanada.ca
tél. : 1-855-251-5721
téléc. : 613-432-6840

La SCÉ traitera tous les commentaires et préoccupations et tentera de répondre le plus rapidement possible afin de vous informer, si nécessaire, des étapes qui seront mises en place afin de répondre à vos préoccupations.

Les individus qui sont insatisfaits de la réponse de la SCÉ suivant l'envoi de leurs commentaires et préoccupations peuvent contacter le commissaire fédéral à la protection de la vie privée.